Kooperatiflerin en temel karar organı olan genel kurul, ortak iradesinin yansıdığı ve kooperatifin geleceğini şekillendiren en önemli yapıdır. Günümüzde teknolojinin hızlı gelişimi, kooperatifçilik alanında da dijital dönüşümü kaçınılmaz hale getirmiştir. Bu dönüşümün en somut yansıması ise, genel kurul toplantılarının elektronik ortamda yapılabilmesine imkân tanıyan düzenlemelerdir.
Kooperatiflerde elektronik genel kurul uygulaması, Türk hukuk sistemine ilk olarak 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1527. maddesiyle girmiş, anonim ve limited şirketlerin genel kurullarına elektronik ortamda katılım ve oy kullanma imkânı tanınmıştır. Bu yaklaşım, 7339 sayılı Kanun’un 4. maddesiyle 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu’nun 45. maddesine eklenen yedinci fıkra sayesinde kooperatifler için de benimsenmiştir. Böylece kooperatiflerin yalnızca fiziki olarak değil, elektronik ortamda da genel kurul yapabilmesinin önü açılmıştır.
Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan ve 14 Ocak 2022 tarihli Resmî Gazete’de yayımlanan Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik, kooperatiflerde genel kurul toplantılarına çevrimiçi olarak katılma, görüş açıklama, öneride bulunma ve oy kullanma usullerini ayrıntılı biçimde düzenlemiştir. Bu düzenlemeyle amaçlanan, özellikle ortakları farklı şehirlerde veya bölgelerde bulunan kooperatiflerde katılımı artırmak, karar alma süreçlerini kolaylaştırmak ve kooperatif demokrasisini güçlendirmektir. Örneğin, yazlık olarak inşa edilen evleri kullanacak olan ortaklar Türkiye’in her yanında yaşama ihtimali olduğu için genel kurulun çevrimiçi yapılması ortaklara büyük kolaylık sağlamaktadır.
Kooperatiflerde Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS)
Elektronik ortamda genel kurul yapılabilmesi için kooperatiflerin Elektronik Genel Kurul Sistemi (EGKS) adı verilen bir bilişim altyapısını kurmaları veya bu alanda yetkili hizmet sağlayıcılardan destek almaları gerekir. EGKS; toplantıya katılım, öneride bulunma, oy kullanma ve görüş bildirme işlemlerinin güvenli şekilde yürütülmesini sağlayan dijital bir sistemdir.
Kooperatif, sistemi kendi bünyesinde kurabileceği gibi, Bakanlıkça belirlenen teknik şartlara uygun şekilde dış hizmet sağlayıcılarından da faydalanabilir. Ancak sistemin kullanılabilmesi için kooperatifin ana sözleşmesinde elektronik ortamda genel kurul yapılabileceğine ilişkin açık bir hüküm bulunmalıdır. Yönetmelik, bu hükmün örneğini de Ek-1’de;
“ Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılım Kooperatifin genel kurul toplantılarına katılma hakkı bulunan ortakları bu toplantılara, 24/4/1969 tarihli ve 1163 sayılı Kooperatifler Kanununun 45 inci maddesinin yedinci fıkrası uyarınca elektronik ortamda da katılabilir. Yönetim kurulu tarafından karar alınması veya genel kurul tarihinden 20 gün önce 4’ten az olmamak üzere ortakların en az 1/10’unun yazılı olarak talep etmesi halinde genel kurul toplantısı elektronik ortamda yapılır. Kooperatif, 14/1/2022 tarihli ve 31719 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kooperatiflerde Elektronik Ortamda Yapılacak Genel Kurullara İlişkin Yönetmelik hükümleri uyarınca ortaklarının genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmalarına, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına imkan tanıyacak elektronik genel kurul sistemini kurabileceği gibi bu amaç için oluşturulmuş sistemlerden de hizmet satın alabilir. Yapılacak tüm genel kurul toplantılarında anasözleşmenin bu hükmü uyarınca, kurulmuş olan sistem üzerinden ortakların ve temsilcilerinin, anılan Yönetmelik hükümlerinde belirtilen haklarını kullanabilmesi sağlanır.”
şeklinde göstermiştir. Ana sözleşmede bu madde yer aldığı takdirde, yönetim kurulu kararıyla veya ortakların en az onda birinin yazılı talebi üzerine genel kurulun elektronik ortamda yapılması mümkündür.
Genel kurul öncesinde, gündem, çağrı ve ilgili belgelerin güvenli elektronik imza ile EGKS üzerinden ortakların erişimine açılması zorunludur. Bu uygulama, hem bilgiye erişimi kolaylaştırmakta hem de şeffaflığı artırmaktadır. Ayrıca süreç boyunca 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine uygun hareket edilmesi gerekmektedir.
Kooperatiflerde Elektronik Katılım ve Temsil
Genel kurula elektronik ortamda katılmak isteyen ortaklar, toplantı tarihinden önce EGKS üzerinden bildirimde bulunmalıdır. Temsilci aracılığıyla katılım da mümkündür; ancak temsilcinin kimlik bilgileri sistemde kayıt altına alınmalı ve temsil yetkisi güvenli elektronik imzayla verilmelidir. Her temsilci yalnızca bir ortağı temsil edebilir.
Toplantı günü geldiğinde genel kurul hem fiziki hem de elektronik ortamda eşzamanlı olarak açılır. Ortaklar ve temsilciler güvenli elektronik imzalarıyla sisteme giriş yapar. Bakanlık temsilcisinin gözetimi altında gerekli yasal şartların yerine getirilip getirilmediği tespit edildikten sonra toplantı başlar. Görüş bildirmek isteyen ortaklar düşüncelerini sistem üzerinden iletebilir; gündem maddeleri oylamaya açıldığında ise oylarını yine EGKS üzerinden kullanabilirler. Gizli oylama gereken hallerde sistem, oyların gizliliğini koruyacak şekilde yapılandırılmıştır.
Elektronik Genel Kurulun Hukuki Sorumluluğu ve Denetimi
Elektronik ortamda yapılan genel kurulun güvenli şekilde yürütülmesinden kooperatif yönetimi sorumludur. Kooperatif, kullandığı sistemin mevzuata uygunluğunu Ticaret Bakanlığı tarafından belirlenen teknik esaslara göre tespit ettirip tescil ettirmekle yükümlüdür. Ayrıca genel kurula ilişkin tüm elektronik kayıtlar, ortakların kimlik bilgileriyle birlikte en az on yıl süreyle saklanmalıdır.
Kooperatifin kendi sistemi yerine bir hizmet sağlayıcıdan destek alması hâlinde, doğabilecek teknik aksaklıklar veya zararlardan hem kooperatif hem de hizmet sağlayıcı genel hükümlere göre müştereken sorumlu olur. Bu yönüyle, sistem güvenliği ve veri koruması büyük önem taşır.
KOOPBİS Sistemi
Elektronik genel kurul uygulamasıyla bağlantılı olarak geliştirilen Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS), kooperatiflerde dijitalleşmenin diğer ayağını oluşturur. KOOPBİS; kooperatiflerin temel bilgilerini, mali tablolarını, genel kurul belgelerini ve ortaklık yapılarını dijital ortamda kayıt altına alır.
Yönetim kurulu, bu bilgilerin sisteme doğru ve eksiksiz şekilde girilmesinden sorumludur. Ortaklar ise e-Devlet Kapısı üzerinden KOOPBİS’e erişerek kooperatifin bilançosunu, faaliyet raporlarını ve denetim raporlarını inceleyebilir. Böylece hem bilgi alma hakkı elektronik ortamda güvence altına alınmış hem de kooperatiflerde şeffaflık ilkesi güçlendirilmiştir.
Kooperatiflerde bilgi edinme hakkında detaylı bilgi edinmek için; tıklayınız.
Sonuç
Kooperatiflerde elektronik genel kurul uygulaması, kooperatiflerde katılımı artıran, karar alma süreçlerini hızlandıran ve şeffaflığı pekiştiren bir yeniliktir. Özellikle üyeleri Türkiye’nin farklı bölgelerinde yaşayan yapı kooperatifleri ve üst birlikler için önemli bir kolaylık sağlamaktadır.
Ancak sistemin sağlıklı işlemesi, yalnızca teknik altyapının kurulmasıyla değil, kooperatif yönetimlerinin mevzuata tam uyum göstermesiyle mümkündür. Elektronik sistemin doğru uygulanmaması, hem toplantı geçerliliği hem de alınan kararların hukuki geçerliliği açısından sorun doğurabilir. Bu nedenle kooperatiflerin EGKS kurulum sürecinde ve uygulama aşamasında hukuki danışmanlık desteği alması büyük önem taşır.
Sonuç olarak, kooperatiflerde genel kurulun çevrimiçi yapılabilmesine ilişkin düzenleme, kooperatifçilikte dijital dönüşümün en önemli adımlarından biridir. Bu sistem, ortakların bulunduğu yerden katılımını kolaylaştırmakta, demokratik karar alma süreçlerini güçlendirmekte ve kurumsal şeffaflığı artırmaktadır. Uygulamanın doğru ve hukuka uygun biçimde yürütülmesi, hem kooperatiflerin sürdürülebilirliği hem de ortakların haklarının korunması açısından belirleyici olacaktır.