Kat mülkiyetine tabi apartman ve sitelerde yapılan apartman toplantısı, olağan ve olağanüstü olmak üzere iki şekilde gerçekleştirilir. Bu yazımızda, söz konusu toplantıların ne zaman ve nasıl yapılacağı ile toplantı çağrısının usulüne ilişkin hususlar ayrıntılı olarak açıklanacaktır.
1.) Kat Mülkiyetinde Olağan Toplantılar
Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. Maddesinde;
“ Kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır”
Denilmek suretiyle kat malikleri kurulu yılda en az bir kez toplanmak zorundadır. Toplantı zamanı, yönetim planında belirtilmişse bu tarihte; aksi hâlde her takvim yılının Ocak ayı içinde yapılmalıdır. Yargıtay’a göre bu düzenleme, emredici nitelikte olup yönetim planında belirli bir tarih yoksa toplantı mutlaka Ocak ayında gerçekleştirilmelidir. Kat Mülkiyetinde Kurullar Hakkında detaylı bilgi edinmek için; tıklayınız.
Yönetim planında, apartman ya da sitenin kullanım amacına uygun olarak apartman toplantısı tarihine yer verilmesi gerekir. Örneğin, yazlık olarak kullanılan bir sitede olağan toplantının yaz aylarında yapılması, kanunen zorunlu olmamakla birlikte, kat maliklerinin toplantıya fiilen katılımını sağlamak açısından makul ve yerinde bir uygulamadır. Yönetim planı hakkında detaylı bilgi edinmek için; tıklayınız.
Yönetim planında toplantı tarihinin kesin ve belirlenebilir şekilde belirtilmiş olması hâlinde, yapılan toplantı olağan toplantı niteliğindedir. Örneğin, yönetim planında her yıl 13 Ocak günü saat 14:00’te sitenin toplantı salonunda toplantı yapılacağı açıkça yazılıysa, bu toplantı olağan toplantı olarak kabul edilir. Buna karşılık, yönetim planında yalnızca Ocak ayında toplantı yapılacağı belirtilmiş ancak gün, saat ve yer belirtilmemişse, toplantıdan makul bir süre önce kat maliklerine yapılacak bildirimle bu hususların ayrıca duyurulması zorunludur.
a) Olağan Toplantılarda Çağrı Usulü
Olağan toplantılarda çağrıyı yapma görevi, yönetim planında aksine bir hüküm bulunmadıkça yöneticiye aittir. Kat Mülkiyeti Kanunu’nda olağan toplantılar bakımından özel bir çağrı usulü öngörülmemiştir. Bu nedenle, yönetim planında belirlenen toplantı günü, saati ve yerini gösteren çağrı belgesinin apartman girişine asılması, geçerli bir çağrı yöntemi olarak kabul edilmektedir.
b) Olağan Toplantılarda Gündem
Olağan toplantılarda, genel yönetim işleri, işletme projesinin görüşülmesi ve yapılması planlanan yenilikler dahil olmak üzere her türlü konu gündeme getirilebilir. Olağan toplantılarda gündeme bağlı kalma zorunluluğu bulunmadığından, toplantı sırasında dahi yeni konular gündeme alınarak görüşülebilir ve karara bağlanabilir.
2. Kat Mülkiyetinde Olağanüstü Toplantılar
Olağan toplantılar genellikle yılda bir defa yapılırken, olağanüstü toplantılar ancak “önemli bir sebep” bulunması halinde yapılabilir. Yargıtay, olağanüstü toplantıların hukuki geçerliliğini Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29/2. maddesi uyarınca değerlendirmektedir. Buna göre:
- Toplantı istemi, yöneticiden, temsilcilerden, denetçiden veya kat maliklerinin üçte birinden gelmelidir.
- Çağrı, toplantıdan en az 15 gün önce yapılmalı ve tüm kat maliklerine ya imzalı çağrı belgesi ile ya da taahhütlü mektupla tebliğ edilmelidir.
- Toplantı sebebi, çağrı belgelerinde açıkça belirtilmelidir.
Bu hüküm, emredici nitelikte olup Yargıtay kararlarına göre şekle aykırılık, toplantının ve kararların iptali sonucunu doğurmaktadır
a) Olağanüstü Toplantılarda Çağrı Usulü
Her ne kadar olağan toplantılar için özel bir çağrı usulü öngörülmemişse de, olağanüstü toplantılar, nitelikleri gereği Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. maddesi uyarınca sıkı şekil şartlarına tabidir. Bu kapsamda, toplantının yapılmasının planlandığı tarihten en az 15 gün önce, çağrı yazısının tüm kat maliklerine taahhütlü mektupla gönderilmesi veya imzaları alınmak suretiyle elden tebliğ edilmesi zorunludur. Bu süreye ve yönteme uyulmadan yapılan çağrılar —örneğin sadece apartman panosuna asılan ilanlar ya da kısa mesaj (SMS) yoluyla yapılan bildirimler— olağanüstü toplantılar bakımından geçerli ve usule uygun bir çağrı sayılmaz. Usule uygun yapılmayan bir apartman toplantısı, alınan kararların iptaline yol açabilir
Yargıtay kararları, toplantıya katılan kişinin çağrıya itiraz etmemesi ve gündeme aykırı oy kullanmaması halinde sonradan çağrının usulsüzlüğüne dayanamayacağını belirtmektedir. Ancak toplantıya hiç katılmayan malikler yönünden bu koruma kalkmakta ve çağrı usulsüzlüğü nedeniyle alınan kararlar iptal edilmektedir
Toplantıya hiç katılmayan bir malikin, kararları sonradan öğrendiği tarihten itibaren bir ay içinde, her hâlükârda altı ay içinde iptal davası açma hakkı vardır. Usule uygun çağrılmayan malikin bu süreye bağlı kalmadan mutlak butlan nedeniyle her zaman iptal davası açabileceğine yönelik emsal Yargıtay kararları mevcuttur.
b) Olağanüstü Toplantılarda Gündem
Olağanüstü toplantılarda gündeme alınacak kararlar çağrı kağıdı ile kat maliklerine tebliğ edilir. Gündemde yer almayan kararlar kurulda görüşülemez ve karara bağlanamaz. Olağanüstü toplantı gündemli yapılmak zorundadır. Gündeme aykırı alınan kararlar iptale tabidir. Örneğin, aidatlara ilişkin karar alınması gündemde yoksa ve sonradan önergeyle eklenmişse, bu genişletilmiş gündem geçersiz sayılabilir.
3. Toplu Yapılarda Toplantılar
Toplu yapılarda, kurullar en geç iki yılda bir yönetim planında belirlenen zamanda toplanmalıdır. Belirlenmemişse, ikinci takvim yılının ilk ayında toplantı yapılması zorunludur. Toplu yapılar hakkında detaylı bilgi edinmek için; tıklayınız.
4. İkinci Toplantılar
Kat malikleri kurulu, kat maliklerinin hem sayı hem de arsa payı bakımından yarıdan fazlasının katılımıyla toplanır ve kararlar oy çokluğuyla alınır. İlk toplantının yeter sayı sağlanamadığı için yapılamaması durumunda, ikinci toplantı en geç on beş gün içinde yapılır. Bu ikinci toplantıda, karar yeter sayısı toplantıya katılanların salt çoğunluğudur.
İlk çağrı yapılırken, birinci toplantıda yeterli çoğunluk sağlanamadığı takdirde yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi de açıkça belirtilmelidir. Ayrıca, ilk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak süre yedi günden az olamaz.
5. Apartman ve Site Yönetimde Alınacak Kararlarda Yeter Sayılar
Kat malikleri kurulu, ana taşınmazın yönetimine ilişkin her türlü konuda karar almaya yetkili en üst organdır (KMK m.27, m.32). Yönetim planının onaylanması ve değiştirilmesi, yönetici ve denetçi atanması, ortak giderlerin belirlenmesi, onarım ve yenileme kararları gibi pek çok husus doğrudan kurul tarafından karara bağlanır. Kurul, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlasıyla toplanır ve kararlar genellikle oy çokluğuyla alınır. Ancak 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu bazı kararlar bakımından bu genel yeter sayının dışına çıkarak, belirli konularda oy birliği veya beşte dört gibi nitelikli çoğunluk şartı öngörmüştür.
a) Oybirliği Aranan Haller
- Toplam inşaat alanı ikibin metrekare ve üzeri olan binalarda merkezi ısıtma sisteminin ferdi ısıtma sistemine dönüştürülmesi, kat maliklerinin sayı ve arsa payı olarak oybirliği ile verecekleri karar üzerine yapılır.
- Anagayrimenkulün, kütükte mesken olarak gösterilen bağımsız bir bölümünde sinema, tiyatro, kahvehane, gazino, pavyon, bar, kulüp, dans salonu ve emsali gibi eğlence ve toplantı yerleri ve fırın, lokanta, pastahane, süthane gibi gıda ve beslenme yerleri ve imalathane, boyahane, basımevi, dükkan, galeri ve çarşı gibi yerler, ancak kat malikleri kurulunun oybirliği ile vereceği kararla açılabilir.
- Anagayrimenkulün bir hakla kayıtlanması veya arsanın bölünmesi ve bölünen kısmın mülkiyetinin başkasına devrolunması gibi temliki tasarruflar veya anayapının dış duvarlarının, çatı veya damının reklam maksadiyle kiralanması gibi önemli yönetim işleri ancak bütün kat maliklerinin oybirliğiyle verecekleri karar üzerine yapılabilir.
- Anagayrimenkulün üzerine kat ilavesi yapılması, mevcut çekme kat yerine tam kat inşa edilmesi veya zemin ya da bodrum katlarda ya da arsanın boş kısmında 24. maddenin ikinci fıkrasında belirtilen yerlerin sonradan yapılması veya ilave edilmesi, kat malikleri kurulunun oybirliğiyle alacağı karara ve bu inşaat sonucunda anagayrimenkulün alacağı yeni duruma göre, yeni ilaveler de dâhil olmak üzere tüm bağımsız bölümlere tahsis edilecek arsa paylarının usulüne uygun şekilde ve yine oybirliğiyle yeniden belirlenmesine bağlıdır.
b) Kat Maliklerinin Sayı ve Arsa Çoğunluğu İle Alabileceği Kararlar
- Kat mülkiyetinin devri kararı ( Kat Mülkiyetinin Devri hakkında detaylı bilgi edinmek için; tıklayınız)
- Yönetici seçimi
- Kat malikleri kurulu denetim işini, kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir
- Kat malikleri,anagayrimenkulün ortak yerlerinde kendi başlarında bir değişiklik yapamazlar; ortak yerlerin düzgün veya bunları kullanmanın daha rahat ve kolay bir hale konulmasına veya bu yerlerden elde edilecek faydanın çoğaltılmasına yarıyacak bütün yenilik ve ilaveler, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile verecekleri karar üzerine yapılır.
- Engellilerin yaşamı için zorunluluk göstermesi hâlinde, proje tadili kat maliklerinin en geç üç ay içerisinde yapacağı toplantıda görüşülerek sayı ve arsa payı çoğunluğu ile karara bağlanır.
- Isı yalıtımı, ısıtma sisteminin yakıt dönüşümü ve ısıtma sisteminin merkezi sistemden ferdi sisteme veya ferdi sistemden merkezi sisteme dönüştürülmesi, kat maliklerinin sayı ve arsa payı çoğunluğu ile verecekleri karar üzerine yapılır.( Toplam inşaat alanı 2 bin metrekare üstündeyse oybirliği ile karar alınması gerekmektedir)
- Blok yöneticisi ve denetçisi, bloktaki kat maliklerinin; blok niteliğinde olmayan yapıların ortak yer ve tesisleri için yönetici ve denetçi, bu yapılardaki kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından çoğunluğu tarafından seçilir. Toplu yapı kapsamındaki bütün ortak yapı, yer ve tesisler için yönetici ve denetçi ise, toplu yapı temsilciler kuruluna katılan yönetici ve temsilcilerin, yönettikleri ve temsil ettikleri bağımsız bölüm sayısının salt çoğunluğunun oyu ile atanır.
c) Beşte Dört Oy Çokluğu Aranan Haller
- Kat maliklerinden biri, bütün kat maliklerinin beşte dördünün yazılı rızası olmadıkça anagayrimenkulün ortak yerlerinde inşaat, onarım ve tesisler, değişik renkte dış badana veya boya yaptıramaz.
- Yönetim planının değiştirilmesi için bütün kat maliklerinin beşte dördünün oyu şarttır. Kat maliklerinin 33 üncü maddeye göre mahkemeye başvurma hakları saklıdır.
- Geçici yönetimle ilgili yönetim plânı hükümleri, toplu yapı alanındaki bağımsız bölüm maliklerinin beşte dördünün oylarıyla değiştirilebilir.
Sonuç
Kat mülkiyetine tabi apartman ve site yönetiminde toplantılar, ortak yaşamın düzeni, hakların korunması ve yükümlülüklerin paylaşılması açısından hayati öneme sahiptir. Kat malikleri kurulu toplantılarının gerek olağan gerekse olağanüstü olarak hangi usul ve esaslara göre yapılacağı, çağrı şekilleri, gündem belirlenmesi ve karar alma yeter sayıları Kat Mülkiyeti Kanunu’nda açıkça düzenlenmiştir.
Hukuka uygun yapılmayan bir apartman toplantısı, sonradan alınan kararların iptaline ya da geçersizliğine yol açabileceğinden; apartman ve site sakinleri arasında huzurlu bir ortamın tesisi için de gereklidir. Bu nedenle, yöneticiler başta olmak üzere tüm kat maliklerinin ilgili kanun hükümlerine ve yönetim planındaki düzenlemelere uygun hareket etmeleri büyük önem taşımaktadır. Özellikle çağrı usullerine, gündem kurallarına ve karar alma yeter sayısına uyulmaması durumunda alınan kararların iptali söz konusu olabileceğinden, toplantı sürecinin dikkatle yürütülmesi gerekir.
Apartman ve site yönetiminde hukuki güvenliğin sağlanması, anlaşmazlıkların en aza indirilmesi ve ortak alanların etkin şekilde yönetilebilmesi için Kat Mülkiyeti Kanunu’nun öngördüğü kurallar çerçevesinde hareket edilmesi, hem yöneticilerin hem de kat maliklerinin ortak sorumluluğudur.